Procedimentos
- Encaminhamento de Notas para o financeiro
- Pagamento de diárias no SCDP
- Pagamento de Congressos/Cursos/Seminários/Eventos
- Pagamento de Notas Fiscais, Reembolsos, Bolsas e Auxílios
- Pagamento de Auxílio Financeiro a Estudante
- Pagamento de Pessoa Física
- Verificar se o pagamento foi efetuado – SEI
- SUPRIDOS CARTÃO CORPORATIVO – Prestação de Contas Suprimento de Fundos
Encaminhamento de Notas para o financeiro
O que é liquidação?
Conforme dispõe o Artigo 63 da Lei no 4.320/1964, a liquidação consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito e tem por objetivo apurar:
I – a origem e o objeto do que se deve pagar;
II – a importância exata a pagar; e,
III – a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.
As notas fiscais para pagamento devem ser encaminhadas via SEI! à Divisão Orçamentária e Financeira – DIOFI-CT, o processo deve conter:
1 – Nota fiscal anexa legível;
2 – Documento interno: Carimbo – ateste para nota fiscal/fatura/DANFE – preenchido e ASSINADO (A nota de empenho é informada ao requisitante pela Divisão de Compras). SEMPRE INFORMAR O EMPENHO!!
Para encaminhar as Notas Fiscais ou Faturas (Correios, Copel, Sanepar, Oi Telecom etc.) ao Departamento Financeiro, o documento Carimbo de Ateste do SEI deve conter o seguinte texto:
Atesto que os serviços e/ou os materiais constantes na Nota Fiscal nº 010101 (Documento SEI nº 11223344) ou Fatura nº 010101 (Documento SEI nº 11223344), emitida pela empresa Fornecedor Ltda, CNPJ 12.345.678/0001-00, provenientes da Nota de Empenho n° 2020NE000000, foram prestados e/ou recebidos, estando em condições de pagamento, sob minha responsabilidade.
3 – Dados bancários da empresa (a conta deve ser no CNPJ da empresa, não pode estar cadastrado no CPF do sócio, por exemplo).
Os processos que não vierem com todas as informações e documentos serão devolvidos para ajuste.
ATENÇÃO – Para a empresa receber o pagamento no início do mês é necessário o encaminhamento da Nota Fiscal ao DIOFI até o dia 20 do mês anterior.
A importância do ateste
Acórdão 6145/2020 Segunda Câmara (Tomada de Contas Especial, Relator Ministro-Substituto Marcos Bemquerer) Responsabilidade. Contrato administrativo. Liquidação da despesa. Atestação.
O atesto de despesa efetuado sem a efetiva verificação do direito do contratado ao crédito é ato grave, sujeitando o responsável ao ressarcimento de eventual prejuízo ao erário, porquanto dá margem à ocorrência de pagamentos sem a devida contraprestação por parte do credor.
Pagamento de diárias no SCDP
– Antes de 5 dias da viagem, a diária será liberada para pagamento no SCDP. Em caso de viagem Internacional é liberada antes, lembrando sempre que é OBRIGATORIO que a viagem esteja publicada no DIARIO OFICIAL para ter o seu pagamento efetuado;
– Algumas diárias são de fontes diferentes como PROAP, UAB e FUNASA. Verificar antes de lançar a viagem se há urgência no recebimento, pois como são fontes de convênio, é necessário solicitar o recurso para efetuar o pagamento;
– É vedada a concessão de diárias e passagens a servidores que se encontrem em gozo de férias, licença ou qualquer outro tipo de afastamento legal.
– Quando o proposto receber diárias e o deslocamento não se efetivar ou ocorrer em prazo menor que o previsto, fica obrigado a restituí-las, mediante Guia de Recolhimento da União – GRU, integral ou parcialmente, conforme o caso, no prazo de cinco dias, contados da data do retorno à sede de exercício, que será anexada à PCDP.
– Quando a viagem for cancelada ou ocorrer adiamento superior a quinze dias ou sem previsão de nova data, o proposto devolverá as diárias em sua totalidade, no prazo de cinco dias a contar da data prevista de início da viagem.
– As diárias internacionais serão pagas com a cotação do dia do pagamento de acordo com o site do banco central do Brasil.
– Viagens Internacionais: para cadastro de colaboradores externos o mesmo só será efetuado MEDIANTE APRESENTAÇÃO DE CÓPIA DO PASSAPORTE.
Algumas diárias são de fontes diferentes como PROAP, UAB e FUNASA. Verificar antes de lançar a viagem se há urgência no recebimento, pois como são fontes de convênio, é necessário solicitar o recurso para efetuar o pagamento.
Pagamento de Congressos/Cursos/Seminários/Eventos
Diferente de outros tipos de pagamentos, os eventos são pagos na forma de adiantamento, ou seja, antes do encaminhamento da Nota Fiscal. Por isso, é imprescindível que o participante acompanhe o andamento do processo e inclua o certificado de participação e comprovante de pagamento após a realização do evento.
Sempre deixar o processo em acompanhamento especial! A prestação de contas é de responsabilidade do participante!
Pagamento de Notas Fiscais, Reembolsos, Bolsas e Auxílios
– O pagamento consiste na entrega de numerário ao credor por meio de ordens de pagamentos ou crédito em conta e somente pode ser efetuado após a regular liquidação da Nota Fiscal;
– Para o pagamento de bolsas e auxílios além da requisição do empenho, incluir um documento solicitando o pagamento da bolsa.
– No caso das bolsas, a requisição deve ser feita no valor total, ou seja, será gerado um empenho no valor total da bolsa e o pagamento mensal deve ser solicitado com ofício no mesmo processo SEI (orientação abaixo). É importante deixar o processo em acompanhamento especial.
– BOLSAS DE ESTÁGIO, BOLSA MONITORIA, AUXÍLIO ESTUDANTIL, EMERGENCIAL, OU OUTROS SIMILARES: deve ser utilizado o documento OFÍCIO. Nesse documento deve constar a relação dos beneficiados (aqueles que irão receber a bolsa), contendo obrigatoriamente o NOME COMPLETO, CPF, CONTA BANCÁRIA e VALOR A SER PAGO, ou então, a indicação da Planilha, no Processo SEI, onde constam os referidos dados.
– BOLSAS INTERNACIONAIS: especificar em edital que o aluno que receber esse tipo de bolsa precisa ter uma conta aberta em algum banco no Brasil. Não é possível realizar depósitos em contas de bancos internacionais devido as altas taxas cobradas.
O valor da bolsa somente cai na conta do aluno dois dias úteis após a efetivação do pagamento no sistema, portanto, deve ser considerado o tempo de digitação da lista, geração do pagamento e registro no banco.
O Governo Federal costuma descentralizar o repasse FINANCEIRO ($) na primeira semana do mês. A leitura da necessidade de repasse financeiro é feita até o dia 26 do mês anterior. Para pagamento de uma nota fiscal ou bolsa, por exemplo, no início do mês de março, é necessário encaminhar a nota ou ofício via SEI! no máximo até o dia 20 de fevereiro.
Pagamento de Auxílio Financeiro a Estudante
Este pagamento se destina a ajudar os alunos com as despesas com locomoção, alimentação e hospedagem, para participação em eventos de representatividade nacional ou internacional para a UTFPR Campus Curitiba.
Não existe um valor fixo para o auxílio, no entanto, o valor nunca deverá ultrapassar a diária de um servidor (R$320,00) por diária. O departamento, programa ou diretoria, fica responsável por definir o valor que será disponibilizado por aluno.
A requisição deve ser feita no elemento de despesa 339018.04 (item 86164). É necessário informar corretamente o nome, CPF e dados bancários do aluno (conta somente em nome do aluno, não pode ser conjunta nem de terceiros), anexar o folder e informar os dados do evento (nome, local e data).
IMPORTANTE! Enviar a requisição no mínimo 10 dias antes do evento, se o prazo não for respeitado dificilmente o aluno receberá a tempo. As requisições que chegarem com o prazo expirado serão devolvidas.
Se o evento já foi realizado não será possível fazer o pagamento do auxílio financeiro. Neste caso, o pagamento caracteriza restituição. Não é possível o pagamento de restituições a alunos, bem como despesas com alimentação, hospedagem e locomoção. SEMPRE a requisição de auxílio a estudante deve ser gerada e encaminhada antes da data do evento. Requisições com data posterior ao evento serão devolvidas.
Neste tipo de auxílio não há necessidade de prestar contas ao DIOFI-CT,/DICONT-CT/DEOFI-CT/DIRPLAD-CT, no entanto, é recomendável que o Departamento/Programa/Diretoria exija do aluno a entrega dos comprovantes relativos ao evento, tais como: comprovante de inscrição, recibo de passagem e hotel, transporte e alimentação, e os deixem arquivados no setor ou anexos ao processo do SEI!.
Pagamento de Pessoa Física
O processo deve ser efetuado como dispensa de licitação, seguindo as orientações do DICOM-CT
Lembrando que além do valor do INSS Patronal (recolhido pela instituição), o prestador de serviço terá desconto de 5% de ISS e 11% de INSS, e, dependendo do valor, de Imposto de Renda.
Para informar corretamente o valor líquido que a pessoa receberá, entrar em contato com a DIOFI-CT e solicitar os cálculos.
Para solicitar o pagamento pelo serviço, o requisitante deve manter o processo em acompanhamento especial, e após a emissão do empenho incluir ao processo COMPROVANTE PARA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS (2/3), onde será dada a certificação do serviço. Este documento substitui o documento de ateste.
IMPORTANTE: A certificação do serviço só pode ser realizada depois de gerada a nota de empenho, caso contrário a despesa pode ser caracterizada como “despesa sem prévio empenho”:
Lei 4.320/1964 – Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.
Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.
O documento interno COMPROVANTE PARA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS (3/3) será incluído pelo DICONT-CT e DIOFI-CT.
Após o pagamento, o requisitante deve incluir um RECIBO dizendo que o serviço foi prestado e assinar o mesmo.
A importância do ateste
Acórdão 6145/2020 Segunda Câmara (Tomada de Contas Especial, Relator Ministro-Substituto Marcos Bemquerer) Responsabilidade. Contrato administrativo. Liquidação da despesa. Atestação.
O atesto de despesa efetuado sem a efetiva verificação do direito do contratado ao crédito é ato grave, sujeitando o responsável ao ressarcimento de eventual prejuízo ao erário, porquanto dá margem à ocorrência de pagamentos sem a devida contraprestação por parte do credor.
Verificar se o pagamento foi efetuado – SEI:
Para verificar se a nota ou bolsa foi paga – Dentro do processo SEI, selecionar o documento:
Se no processo do SEI! houver número de OB no carimbo de conformidade significa que a nota fiscal foi paga, na data que foi assinada.
SUPRIDOS CARTÃO CORPORATIVO – Prestação de Contas Suprimento de Fundos:
Ao terminar de utilizar o saldo do cartão corporativo ou no vencimento do mesmo é preciso efetuar a prestação de contas para o DIOFI-CT, que precisa conter:
Carimbo de todas as notas fiscais e preencher com a finalidade (carimbo no DIOFI); Solicitar, ao demandante, que ateste a execução dos serviços prestados ou o recebimento do material adquirido, devendo apor a data e a sua assinatura, seguida do seu nome completo e legível e da denominação do seu cargo ou função (QUEM ATESTA AS NOTAS FISCAIS NÃO PODERÁ SER O SUPRIDO)
- Prestação de Contas de Suprimento de Fundos: preenchida e assinada pelo SUPRIDO e com solicitação de assinatura para o DIOFI e DIRPLAD;
- Prestar contas no máximo 30 dias após o final do período de concessão;
- Lançar todas a Notas Fiscais no site do ComprasNet, com a mesma justificativa do carimbo, no prazo de 30 dias;
- Não será liberada a utilização de dois suprimentos de fundos concomitantes, ficando condicionada a entrega da prestação de contas para liberação de uma nova concessão.