Os eventos devem ser registrados no Sistema de Acompanhamento de Projetos – SAP e não precisam de homologação, apenas aprovação da chefia, dada diretamente no mesmo sistema1.
São exemplos de eventos de extensão:
Campanha; Ciclo de debates; Colóquio; Congresso; Conferência; Encontro; Espetáculo; Evento esportivo; Exposição; Festival; Fórum; Mesa-Redonda; Oficina; Palestra; Painel; Jornada; Reunião; Seminário; Simpósio.
Conheça as etapas:
Passo a passo para registro de evento:
- Acesse o SAP
- Login: o mesmo do sistema acadêmico/corporativo
- Senha: a mesma do sistema acadêmico/corporativo
- Clique na opção “Sistemas Corporativos Integrados”
- Clique no ícone “Extensão”
- Clique em “SAP – Coordenador”
- Clique em “Nova proposta”
- Preencha os dados, selecionando a Modalidade da atividade “Evento de Extensão”
- Preencha todos os campos solicitados
- Salve a proposta
- Clique em “enviar proposta para avaliação”
- Sua chefia receberá o registro para aprovação
- *Caso seja aprovado, o DEPEX receberá a aprovação via SAP e encaminhará o número de registro por e-mail à coordenação
- Execute o evento
- Envie no SAP relatório final ou parcial referente às atividades realizadas, com a planilha de dados para emissão das declarações aos envolvidos (ouvintes, equipe executora, voluntários e a própria coordenação) anexada
- Caso não anexe no relatório, encaminhe a planilha de dados para emissão das declarações para depex-ct@utfpr.edu.br
*Se não for aprovado pela chefia, retornará diretamente à coordenação.
Campos de preenchimento no SAP:
- Cadastro básico: Dados Funcionais extraídos do SIAVI; Título da Atividade; Modalidade da Atividade; Período de Execução; Carga Horária; Dados de Divulgação; (obs: para registros retroativos o sistema solicita Justificativa).
- Caracterização da proposta: Objetivo Geral da Atividade; Área Temática; Objetivos de Desenvolvimento Sustentável – ODS; Quantidade de Pessoas Diretamente Atendidas (previsão); Quantidade de Pessoas Indiretamente Atendidas (previsão); Público Alvo (gênero, faixa etária, raça, pessoa com deficiência); Público Alvo (complemento); Município(s).
- Recursos financeiros, humanos e físicos: Parceiros; Contrapartida; Cronograma; Equipe Executora; Carga Horária Total;
- Descrição detalhada: Introdução; Objetivos Específicos; Justificativa; Métodos e Procedimentos; Geração de Produto(s); Resultados e/ ou Produtos Esperados; Referências Bibliográficas.
*IMPORTANTE* Para eventos pagos (cobrança de inscrição via FUNTEF):
Caso o evento de extensão seja pago, é necessário incluir o texto [Evento pago] no título ou objetivo geral do registro no SAP.
Nesses casos, é preciso também enviar a planilha de custos ao e-mail do DEPEX, que ira fazer a verificação e tramitar o processo via SEI.
Modelo de planilha de custos:
Quem pode receber declaração?
. Equipe executora – internos ou externos à UTFPR
. Voluntários – internos ou externos à UTFPR
. Participantes – ouvintes do evento
. A coordenação – apenas servidores da UTFPR
Modelo de planilha para emissão das declarações:
Após o preenchimento, a planilha de dados para emissão das declarações pode ser anexada no SAP aos relatórios parciais ou final, para emissão de declarações de acordo com as atividades realizadas.
Caso deixe de anexar a um relatório no sistema, encaminhe a planilha preenchida para depex-ct@utfpr.edu.br
IMPORTANTE: a reserva de local para a realização do evento é de responsabilidade da coordenação e pode ser realizada no próprio departamento (quando for utilizar espaço próprio) ou com a ASCEV, (Assessoria de Cerimonial e Eventos) do Campus.